Kembali ke Beranda

Syarat & Ketentuan

Terakhir diperbarui: 22 April 2026

Selamat datang di SmartPonpes. Syarat dan Ketentuan ini merupakan perjanjian hukum antara Anda ("Pengguna") dan Hilogic("kami", "Penyedia Layanan") yang mengatur penggunaan Anda atas seluruh layanan SmartPonpes, termasuk:

  • Aplikasi mobile SmartPonpes(Android & iOS)
  • Platform web SmartPonpes (dashboard manajemen pesantren)
  • API dan layanan backend yang mendukung kedua platform

1. Penerimaan Syarat

Dengan mengakses, mendaftar, atau menggunakan layanan SmartPonpes, Anda menyatakan bahwa:

  • Anda telah membaca, memahami, dan menyetujui seluruh Syarat & Ketentuan ini.
  • Anda berusia minimal 18 tahun atau memiliki persetujuan dari wali yang sah.
  • Anda memiliki wewenang untuk mendaftarkan pesantren atau lembaga pendidikan yang Anda wakili.
  • Anda juga menyetujui Kebijakan Privasi kami.

Jika Anda tidak menyetujui syarat-syarat ini, harap tidak menggunakan layanan kami.

2. Deskripsi Layanan

SmartPonpes adalah platform Sistem Informasi Manajemen Pesantren (SaaS) yang menyediakan fitur-fitur berikut:

  • Manajemen Data Santri: pengelolaan data profil, kelas, kamar/asrama, dan riwayat akademik santri.
  • Akademik & Tahfidz:pencatatan nilai, hafalan Al-Qur'an, jadwal pelajaran, dan presensi.
  • Keuangan: pengelolaan tagihan SPP, pencatatan pembayaran, dan pelaporan keuangan.
  • SantriPay: sistem dompet digital untuk transaksi di lingkungan pesantren menggunakan kartu NFC.
  • Koperasi/POS (Point of Sale): sistem kasir untuk transaksi jual beli di koperasi pesantren.
  • Komunikasi Wali Santri: informasi akademik, keuangan, dan notifikasi untuk wali santri melalui aplikasi mobile.
  • Presensi: pencatatan kehadiran santri dan guru/ustadz menggunakan QR code atau NFC.
  • Arah Kiblat & Jadwal Shalat: fitur kompas kiblat dan jadwal waktu shalat berdasarkan lokasi.

3. Pendaftaran dan Akun

3.1 Akun Pesantren (Tenant)

  • Untuk menggunakan layanan SmartPonpes, Anda wajib mendaftarkan pesantren Anda sebagai Tenant.
  • Anda wajib memberikan informasi yang akurat, lengkap, dan terkini saat pendaftaran.
  • Satu pesantren memiliki satu akun Tenant. Setiap Tenant memiliki data yang terisolasi dari Tenant lainnya.

3.2 Akun Pengguna

  • Admin pesantren dapat membuat akun untuk guru/ustadz, staf, dan wali santri.
  • Setiap pengguna bertanggung jawab menjaga kerahasiaan kredensial login (email & kata sandi) mereka.
  • Anda harus segera memberitahu kami jika terjadi penggunaan akun yang tidak sah.

3.3 Peran Pengguna

SmartPonpes memiliki beberapa peran pengguna dengan akses berbeda:

  • Super Admin (SaaS): pengelola platform keseluruhan.
  • Admin Pesantren: pengelola utama satu pesantren — akses penuh via web.
  • Guru/Ustadz Tahfidz: akses terbatas via aplikasi mobile untuk presensi, akademik, dan tahfidz.
  • Staf Usaha/POS: akses terbatas via aplikasi mobile untuk operasional koperasi/kasir.
  • Wali Santri: akses terbatas via aplikasi mobile untuk monitoring santri dan keuangan.

4. Penggunaan Aplikasi Mobile

4.1 Izin Perangkat

Aplikasi mobile SmartPonpes memerlukan izin perangkat tertentu agar fitur-fitur dapat berfungsi dengan baik. Penjelasan lengkap mengenai setiap izin tersedia di Kebijakan Privasi kami (Bagian 2). Izin yang diminta meliputi:

  • Kamera — untuk pemindaian QR code dan pengambilan foto.
  • NFC — untuk pembacaan kartu SantriPay.
  • Audio— untuk fitur hafalan Al-Qur'an.
  • Notifikasi — untuk pemberitahuan penting.
  • Lokasi — untuk fitur arah kiblat dan jadwal shalat.

Anda dapat menonaktifkan izin-izin tersebut kapan saja melalui pengaturan perangkat Anda, namun hal ini dapat mempengaruhi fungsi fitur terkait.

4.2 Pembaruan Aplikasi

Kami dapat merilis pembaruan aplikasi dari waktu ke waktu untuk memperbaiki bug, meningkatkan performa, atau menambah fitur baru. Anda disarankan untuk selalu menggunakan versi terbaru aplikasi.

5. Tagihan dan Pembayaran

5.1 Model Berlangganan

  • SmartPonpes menggunakan model berlangganan berbasis jumlah santri aktif (per santri per bulan).
  • Harga per santri dan minimum jumlah santri yang ditagihkan akan diinformasikan saat proses pendaftaran.
  • Tagihan dihasilkan secara otomatis sesuai periode yang berlaku (bulanan).

5.2 Pembayaran

  • Pembayaran wajib dilakukan sebelum batas waktu yang tertera pada tagihan.
  • Metode pembayaran yang tersedia akan diinformasikan pada halaman tagihan.
  • Tagihan yang melewati batas waktu akan dikenakan status tunggakan.

5.3 Penangguhan Layanan

Kami berhak menangguhkan (suspend) akses layanan jika pembayaran tidak dilakukan dalam jangka waktu yang ditentukan. Selama penangguhan:

  • Data Anda tetap tersimpan dan aman di server kami.
  • Akses ke dashboard web dan aplikasi mobile akan dibatasi.
  • Layanan akan dipulihkan setelah pembayaran tunggakan diselesaikan.

6. Hak dan Kewajiban Pengguna

6.1 Anda Berhak Untuk

  • Menggunakan seluruh fitur yang tersedia sesuai paket berlangganan.
  • Mendapatkan dukungan teknis melalui saluran resmi yang disediakan.
  • Meminta ekspor data pesantren Anda kapan saja.
  • Menutup akun dan meminta penghapusan data sesuai ketentuan yang berlaku.

6.2 Anda Dilarang Untuk

  • Menggunakan layanan untuk tujuan melanggar hukum, penipuan, atau kegiatan yang merugikan pihak lain.
  • Melakukan reverse engineering, dekompilasi, atau upaya membongkar kode sumber aplikasi.
  • Membagikan kredensial akun kepada pihak yang tidak berwenang.
  • Membebani server secara berlebihan (DDoS, scraping massal, spam API).
  • Menyalin, memodifikasi, atau mendistribusikan konten SmartPonpes tanpa izin tertulis.
  • Memasukkan data palsu atau menyesatkan ke dalam sistem.

7. Hak Kekayaan Intelektual

  • Seluruh konten, desain, kode, logo, dan merek dagang SmartPonpes adalah milik Hilogic dan dilindungi oleh hukum hak cipta dan kekayaan intelektual yang berlaku.
  • Data yang Anda masukkan ke dalam sistem tetap menjadi milik Anda (pesantren). Kami hanya bertindak sebagai pemroses data.
  • Anda memberikan kami lisensi terbatas untuk menyimpan, memproses, dan menampilkan data tersebut semata-mata untuk menyediakan layanan.

8. Pembatasan Tanggung Jawab

  • SmartPonpes disediakan "sebagaimana adanya" (as is). Kami berupaya menjaga ketersediaan layanan 24/7 namun tidak menjamin layanan tanpa gangguan.
  • Kami tidak bertanggung jawab atas kerugian yang timbul akibat: gangguan koneksi internet, kegagalan perangkat pengguna, penggunaan layanan yang tidak sesuai ketentuan, atau force majeure.
  • Total tanggung jawab kami dalam keadaan apa pun tidak akan melebihi jumlah biaya langganan yang telah Anda bayarkan dalam 12 bulan terakhir.

9. Penghentian Layanan

9.1 Penghentian oleh Pengguna

Anda dapat menghentikan penggunaan layanan kapan saja dengan menghubungi tim dukungan kami. Setelah penghentian:

  • Data Anda akan disimpan selama 90 hari untuk keperluan ekspor.
  • Setelah 90 hari, data akan dihapus secara permanen.
  • Biaya langganan yang telah dibayar tidak dapat dikembalikan (non-refundable).

9.2 Penghentian oleh Kami

Kami berhak menangguhkan atau menghentikan akun Anda jika:

  • Terjadi pelanggaran terhadap Syarat & Ketentuan ini.
  • Terjadi aktivitas yang mengancam keamanan atau integritas sistem.
  • Pembayaran tunggakan tidak diselesaikan dalam 90 hari.

10. Ketersediaan Layanan

  • Kami berupaya menjaga uptime layanan sekurang-kurangnya 99% per bulan.
  • Pemeliharaan terjadwal akan diinformasikan minimal 24 jam sebelumnya melalui notifikasi di dashboard atau aplikasi.
  • Dalam kondisi darurat (keamanan, stabilitas), pemeliharaan dapat dilakukan tanpa pemberitahuan sebelumnya.

11. Perubahan Syarat & Ketentuan

Kami dapat mengubah Syarat & Ketentuan ini dari waktu ke waktu. Perubahan akan diinformasikan melalui:

  • Pembaruan tanggal "Terakhir diperbarui" di halaman ini.
  • Notifikasi di dashboard web atau aplikasi mobile.
  • Email ke admin pesantren (untuk perubahan material).

Penggunaan layanan setelah perubahan berlaku dianggap sebagai penerimaan Anda atas syarat yang diperbarui.

12. Hukum yang Berlaku

Syarat & Ketentuan ini diatur oleh dan ditafsirkan sesuai dengan hukum Republik Indonesia. Segala sengketa yang timbul akan diselesaikan melalui musyawarah terlebih dahulu, dan jika tidak tercapai kesepakatan, akan diselesaikan melalui pengadilan yang berwenang di Indonesia.

13. Hubungi Kami

Jika Anda memiliki pertanyaan mengenai Syarat & Ketentuan ini, silakan hubungi kami:

Syarat & Ketentuan ini berlaku efektif sejak 22 April 2026dan mencakup seluruh layanan SmartPonpes baik di platform web maupun aplikasi mobile (Android & iOS).