Kembali ke Beranda

Kebijakan Privasi

Terakhir diperbarui: 22 April 2026

SmartPonpes ("kami", "milik kami") yang dikembangkan oleh Hilogic berkomitmen penuh untuk melindungi privasi dan keamanan data Anda. Kebijakan Privasi ini berlaku untuk seluruh layanan SmartPonpes, termasuk:

  • Aplikasi mobile SmartPonpes(Android & iOS)
  • Platform web SmartPonpes (dashboard manajemen pesantren)
  • API backend yang mendukung kedua platform di atas

Dengan menggunakan layanan kami, Anda menyetujui praktik yang dijelaskan dalam Kebijakan Privasi ini. Jika Anda tidak setuju, harap tidak menggunakan layanan kami.

1. Informasi yang Kami Kumpulkan

1.1 Informasi yang Anda Berikan Secara Langsung

  • Data Registrasi Pesantren (Tenant): nama pesantren, alamat, nama pengelola, nomor WhatsApp, alamat email, dan kata sandi terenkripsi.
  • Data Santri: nama lengkap, nomor induk, kelas, kamar/asrama, data akademik, hafalan, kehadiran, dan informasi pembayaran/tagihan.
  • Data Wali Santri (Guardian): nama, nomor telepon, alamat email, dan hubungan dengan santri.
  • Data Guru/Ustadz: nama, informasi kontak, jadwal mengajar, dan catatan presensi.
  • Data Keuangan: informasi tagihan SPP, pembayaran, saldo SantriPay, riwayat transaksi koperasi/POS.

1.2 Informasi yang Dikumpulkan Secara Otomatis

  • Data Perangkat: jenis perangkat, sistem operasi, versi aplikasi, dan pengenal unik perangkat (untuk push notification).
  • Data Log: waktu akses, tindakan yang dilakukan di aplikasi, dan log error untuk keperluan debugging.
  • Cookie & Sesi: pada platform web, kami menggunakan cookie sesi untuk autentikasi pengguna.

2. Izin Aplikasi Mobile (App Permissions)

Aplikasi mobile SmartPonpes memerlukan beberapa izin perangkat untuk mendukung fitur-fitur tertentu. Setiap izin hanya diminta saat fitur terkait digunakan dan dapat dinonaktifkan kapan saja melalui pengaturan perangkat Anda.

2.1 Kamera (android.permission.CAMERA)

Digunakan untuk:

  • Memindai kode QR pada fitur presensi dan pembayaran SantriPay.
  • Mengambil foto profil santri, guru, atau dokumen pendukung.
  • Memindai kartu NFC SantriPay melalui kamera (sebagai fallback).

Foto dan data kamera tidak akan dikirim ke pihak ketiga mana pun. Semua gambar disimpan di server SmartPonpes yang dikelola oleh pesantren Anda (tenant).

2.2 NFC (Near Field Communication)

Digunakan untuk:

  • Membaca dan menulis kartu SantriPay untuk transaksi koperasi/POS dan presensi santri.

Data NFC hanya diproses secara lokal di perangkat dan dikirim ke server SmartPonpes untuk verifikasi transaksi.

2.3 Audio (android.permission.RECORD_AUDIO, MODIFY_AUDIO_SETTINGS)

Digunakan untuk:

  • Merekam dan memutar audio hafalan Al-Qur'an pada fitur Tahfidz.
  • Mendukung fitur multimedia pendidikan di dalam aplikasi.

Rekaman audio hanya digunakan dalam konteks fitur hafalan dan tidak dibagikan kepada pihak ketiga.

2.4 Notifikasi (Push Notifications)

Digunakan untuk:

  • Mengirim pemberitahuan penting seperti pengingat pembayaran, jadwal kegiatan, pengumuman pesantren, dan update status presensi santri.

Anda dapat menonaktifkan notifikasi kapan saja melalui pengaturan perangkat.

2.5 Lokasi (Location)

Digunakan untuk:

  • Menentukan arah kiblat pada fitur kompas Kiblat.
  • Menghitung jadwal waktu shalat berdasarkan koordinat lokasi pengguna.

Data lokasi diproses secara lokal di perangkat dan tidak disimpan di server kami.

2.6 Penyimpanan Aman (Secure Storage)

Digunakan untuk:

  • Menyimpan token autentikasi secara terenkripsi di perangkat untuk menjaga sesi login tetap aman.

3. Bagaimana Kami Menggunakan Informasi Anda

Kami menggunakan informasi yang dikumpulkan untuk:

  • Menyediakan, mengoperasikan, dan memelihara layanan SmartPonpes.
  • Mengelola akun pesantren (tenant), termasuk autentikasi dan otorisasi pengguna.
  • Memproses transaksi keuangan (tagihan SPP, SantriPay, koperasi/POS).
  • Mengirim notifikasi terkait layanan (pengingat pembayaran, pengumuman, jadwal).
  • Menganalisis penggunaan layanan untuk peningkatan kualitas dan performa aplikasi.
  • Memenuhi kewajiban hukum dan menyelesaikan sengketa.

Kami TIDAK menjual, menyewakan, atau membagikan data pribadi Anda kepada pihak ketiga untuk tujuan pemasaran.

4. Penyimpanan dan Keamanan Data

4.1 Penyimpanan Data

  • Data disimpan di server yang dikelola secara profesional dengan infrastruktur cloud yang aman.
  • Setiap pesantren (tenant) memiliki skema database terpisah (isolasi data multi-tenant) untuk menjamin pemisahan data antar pesantren.
  • Data disimpan selama akun pesantren aktif. Setelah akun dihapus, data akan dihapus dalam waktu 90 hari kerja, kecuali jika diwajibkan oleh hukum untuk menyimpannya lebih lama.

4.2 Langkah Keamanan

  • Enkripsi TLS/SSL untuk seluruh transmisi data antara aplikasi dan server.
  • Kata sandi di-hash menggunakan algoritma bcrypt — kami tidak pernah menyimpan kata sandi dalam bentuk teks biasa.
  • Token autentikasi disimpan menggunakan Secure Store (terenkripsi) di perangkat mobile.
  • Akses database dibatasi berdasarkan peran (role-based access control) pada level tenant.
  • Monitoring keamanan dan logging aktivitas untuk mendeteksi akses tidak sah.

5. Layanan Pihak Ketiga

Kami dapat menggunakan layanan pihak ketiga berikut yang memiliki kebijakan privasi masing-masing:

  • Sentry — untuk monitoring error dan performa aplikasi. Data yang dikirim meliputi log error anonim dan informasi perangkat.
  • Expo / EAS (Expo Application Services) — untuk distribusi dan pembaruan aplikasi mobile.
  • Penyedia layanan cloud — untuk hosting server dan database.

Kami memastikan bahwa pihak ketiga yang kami gunakan memiliki standar keamanan yang memadai dan hanya menerima data minimum yang diperlukan.

6. Perlindungan Data Anak

SmartPonpes digunakan dalam lingkungan pendidikan pesantren yang melibatkan data anak di bawah umur (santri). Kami sangat memperhatikan perlindungan data anak:

  • Data santri hanya dapat diakses oleh pihak pesantren yang berwenang (admin, guru) dan wali santri yang terverifikasi.
  • Kami tidak mengumpulkan data anak untuk tujuan periklanan atau pemasaran.
  • Pengelolaan data santri dilakukan di bawah tanggung jawab pihak pesantren sebagai pengelola (tenant).
  • Wali santri dapat meminta akses, koreksi, atau penghapusan data anak mereka melalui pihak pesantren atau langsung menghubungi kami.

7. Hak-Hak Anda

Sebagai pengguna, Anda berhak untuk:

  • Mengakses — meminta salinan data pribadi Anda yang kami simpan.
  • Memperbaiki — meminta koreksi atas data yang tidak akurat atau tidak lengkap.
  • Menghapus — meminta penghapusan data pribadi Anda, tunduk pada kewajiban hukum yang berlaku.
  • Membatasi — meminta pembatasan pemrosesan data Anda dalam kondisi tertentu.
  • Menarik Persetujuan — mencabut persetujuan Anda atas pengumpulan data kapan saja (yang dapat mempengaruhi kemampuan Anda menggunakan layanan).
  • Menonaktifkan Izin — menonaktifkan izin aplikasi (kamera, lokasi, notifikasi, dll.) kapan saja melalui pengaturan perangkat.

8. Cookie dan Teknologi Pelacakan

Platform web SmartPonpes menggunakan cookie yang terbatas hanya untuk:

  • Cookie sesi autentikasi — menjaga sesi login Anda tetap aktif dan aman.
  • Cookie preferensi — menyimpan pengaturan tampilan (seperti tema gelap/terang).

Kami tidak menggunakan cookie pelacakan pihak ketiga, cookie iklan, atau analytics tracking pixels.

9. Retensi Data

  • Data akun aktif: disimpan selama akun pesantren (tenant) masih aktif berlangganan.
  • Data akun yang ditangguhkan: disimpan selama 90 hari sejak penangguhan. Setelah itu, data dapat dihapus secara permanen.
  • Data log dan error: disimpan selama maksimal 90 hari untuk keperluan debugging.
  • Data transaksi keuangan: disimpan sesuai dengan kewajiban pembukuan yang berlaku (minimal 5 tahun).

10. Perubahan Kebijakan Privasi

Kami dapat memperbarui Kebijakan Privasi ini dari waktu ke waktu. Jika terjadi perubahan material, kami akan memberitahu Anda melalui:

  • Notifikasi push di aplikasi mobile.
  • Pemberitahuan di dashboard web.
  • Email ke alamat email terdaftar (untuk admin pesantren).

Penggunaan layanan setelah perubahan berlaku dianggap sebagai persetujuan Anda atas kebijakan yang diperbarui.

11. Hubungi Kami

Jika Anda memiliki pertanyaan, kekhawatiran, atau permintaan terkait privasi data Anda, silakan hubungi kami melalui:

Kebijakan Privasi ini berlaku efektif sejak 22 April 2026dan mencakup seluruh layanan SmartPonpes baik di platform web maupun aplikasi mobile (Android & iOS).